Como transformar sua função de contas a pagar em uma potência estratégica

Por muitos anos, as contas a pagar (AP) têm sido um centro de custos na maioria das empresas. A função principal deste departamento é fazer pagamentos a fornecedores, funcionários, empreiteiros e qualquer outra pessoa ou empresa a quem seja devido dinheiro. Historicamente, esta função tem sido sobrecarregada por processos manuais propensos a erros, pagamentos lentos, opções de pagamento limitadas, medidas de segurança inadequadas e falta de integração entre a empresa e os seus fornecedores. No entanto, a tecnologia está agora a transformar estes processos para as equipas de AP, transformando-as numa unidade de negócios mais eficiente. Continue lendo abaixo para saber como sua função de AP pode se tornar mais estratégica e gerar cobranças mais inteligentes para o negócio.

Automatize o processamento de faturas para evitar atrasos nos pagamentos

Um relatório recente da IBM nomeou AP como a função “mais automatizável” em qualquer negócio. Entre as grandes equipes financeiras, as tarefas manuais de AP podem ocupar 44% do tempo total. Essas tarefas manuais incluem inserir informações de faturas nos sistemas financeiros da empresa, efetuar pagamentos e reconciliar transações. Quando os dados são inseridos e processados ​​manualmente por meio desses sistemas, pode haver uma maior probabilidade de erros, o que leva a um processamento de faturas mais caro. Em contraste, a implementação de um sistema de pagamento integrado onde cada fatura e pagamento provém de uma única fonte de verdade facilita o processamento mais eficiente de faturas e acelera o fluxo de caixa em toda a cadeia de abastecimento.

Aproveite as opções de pagamento flexíveis

Ao usar a automação de AP e software de pagamento integrado, as empresas podem aumentar significativamente a eficiência do processamento de faturas. Esta abordagem simplificada permite um tratamento mais rápido das faturas dos fornecedores, reduzindo o envolvimento manual. Além disso, as empresas podem beneficiar de uma variedade de opções de pagamento flexíveis que se alinham perfeitamente com as suas necessidades de fluxo de caixa.

Uma dessas opções são os descontos de liquidação antecipada. Em troca do pagamento da fatura antes do vencimento, é oferecido um desconto. Embora as especificidades desses descontos possam variar entre diferentes empresas, aproveitar consistentemente até mesmo pequenos descontos pode acumular economias substanciais ao longo do tempo. Além disso, esta prática promove relações mais fortes com os fornecedores, conduzindo potencialmente a eficiências adicionais de preços e melhores condições comerciais.

Os prazos de pagamento estendidos também podem ser uma adição valiosa e permitem que as equipes de AP encontrem um equilíbrio entre o cumprimento das obrigações financeiras e a manutenção da liquidez. Os cartões de crédito desempenham um papel crucial nesta estratégia. Ao pagar faturas, as equipes de AP podem usar cartões de crédito físicos ou virtuais para atrasar a saída real de dinheiro, aproveitando períodos sem juros ou acesso ao capital de giro oferecido por seu provedor. Estes prazos alargados proporcionam uma situação vantajosa para ambas as partes, beneficiando ambas as partes envolvidas.

Fortalecer a gestão do fluxo de caixa

A automação de AP dá à sua empresa acesso a um conjunto de dados mais preciso, essencial para o gerenciamento proativo do fluxo de caixa. Ao utilizar um sistema que automatiza o processamento de faturas e se integra aos seus sistemas contábeis e ERP, os dados podem ser visualizados em uma análise de fluxo de caixa em tempo real, mostrando aos tomadores de decisão quando os pagamentos precisam ser feitos. Isso permite ajustes oportunos para atrasar ou antecipar pagamentos para melhor alinhar-se com os objetivos de longo prazo da empresa. As equipes financeiras também terão os dados para planejar futuras compras e investimentos em crescimento.

Transforme sua função de contas a pagar hoje

A tecnologia está impulsionando a transformação das equipes de AP. Ao substituir sistemas e processos manuais legados por software sofisticado que melhora a eficiência, reduz erros de entrada de dados e facilita um fluxo de caixa mais forte em toda a cadeia de fornecimento, as equipes de AP podem se transformar em uma função estratégica geradora de receitas que agrega valor ao negócio. Se você deseja tornar sua função de AP mais eficiente e estratégica, automatizar seus processos de AP é o melhor lugar para começar.

A solução AP da Spenda apresenta uma configuração autoguiada fácil de usar, permitindo que os usuários se integrem sem esforço e simplifiquem suas contas a pagar com eficiência. Além disso, os titulares de contas aprovadas têm acesso a uma variedade de métodos de pagamento, incluindo a opção de solicitar uma linha de crédito sem garantia (usando cartões de crédito virtuais) para pagar despesas comerciais. Para garantir a segurança, os pagamentos são protegidos pela Spenda Wallet, um aplicativo de autorização de pagamento que funciona perfeitamente com o Spenda AP. Esses dois produtos integrados não apenas agilizam o pagamento de faturas, mas também fornecem uma defesa robusta contra fraudes em contas a pagar.

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Spenda é uma plataforma de negócios integrada que permite que empresas em toda a cadeia de suprimentos vendam melhor e recebam pagamentos com mais rapidez. Atuamos como fornecedor de soluções de software e processador de pagamentos e fornecemos a infraestrutura essencial para agilizar os processos de negócios antes, durante e depois do evento de pagamento. Nossa plataforma conectada substitui sistemas múltiplos e díspares em favor de uma solução colaborativa que melhora a eficiência transacional entre empresas.

Este artigo é apenas para fins de informação geral. Consulte um consultor financeiro qualificado sobre quaisquer alterações ou decisões sobre as finanças da sua empresa.

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